O que é BPM e por que o gestor deveria se importar

BPM é uma sigla que circula muito em empresas com sistemas como o Fluig, e que costuma ser tratada como assunto exclusivo da TI. Isso é um desperdício, porque BPM é, na essência, uma ferramenta de gestão. E entender o conceito ajuda qualquer gestor a enxergar a própria operação com outros olhos.

BPM em uma frase

BPM significa Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócio. Sem o jargão, é a disciplina de desenhar, executar, controlar e melhorar os processos da empresa de forma consciente, em vez de deixá-los acontecer por costume.

Pense em qualquer processo da sua operação: uma solicitação de compra, a admissão de um funcionário, a aprovação de um contrato. Cada um tem um começo, passos, pessoas responsáveis e um fim. BPM é tratar esse fluxo como algo que pode ser mapeado, automatizado e medido, em vez de algo que "cada um faz do seu jeito".

O que muda na prática

Quando um processo é gerido por uma plataforma de BPM, três coisas acontecem que interessam diretamente ao gestor.

O fluxo anda sozinho. A solicitação vai automaticamente para a próxima pessoa responsável, no prazo definido. Ninguém precisa lembrar de encaminhar, cobrar ou perguntar "está com quem agora?".

Tudo fica registrado. Cada passo tem data, responsável e decisão. Se alguém pergunta por que um pedido foi aprovado, a resposta está no sistema, não na memória de alguém.

Dá para medir. Quanto tempo cada etapa leva? Onde os processos empacam? Quais aprovações são o gargalo? Com BPM, essas perguntas deixam de ser achismo e viram números.

Por que isso é poder de gestão

Gestão, no fundo, é sobre controle e melhoria contínua. Você não consegue melhorar o que não enxerga, e não consegue controlar o que depende da boa vontade individual. O BPM devolve as duas coisas.

Um exemplo simples: imagine que as aprovações de compra da sua empresa demoram, mas ninguém sabe exatamente por quê. Com o processo em uma plataforma de BPM, você descobre que 80% do atraso está numa única etapa, com uma única pessoa sobrecarregada. Sem esse dado, você tentaria adivinhar. Com ele, você resolve.

BPM não é sobre burocracia

Existe um mal-entendido comum de que formalizar processos significa criar mais burocracia. É o contrário. Processos mal desenhados, que vivem na cabeça das pessoas, são a verdadeira burocracia: cheios de etapas invisíveis, retrabalho e "sempre foi assim". O BPM bem feito elimina passos inúteis, porque obriga a olhar o fluxo de frente e perguntar: isso aqui ainda faz sentido?

Por onde começar

Não é preciso mapear a empresa inteira de uma vez. O caminho inteligente é escolher um processo que dói, que atrasa, que gera erro ou que ninguém tem visibilidade, e transformá-lo primeiro. O ganho concreto costuma abrir espaço para os próximos.

Na MyQube, trabalhamos com BPM (via Fluig) para transformar processos confusos em fluxos claros, automáticos e mensuráveis. Se você quer parar de administrar processos no escuro, vamos conversar.