Automação de contas a pagar: da solicitação ao pagamento sem planilha
No contas a pagar, o problema raramente é pagar. É tudo o que vem antes: a solicitação que chega por e-mail, a nota sem aprovação, o anexo que faltou, a dúvida sobre quem autorizou e o lançamento redigitado no ERP.
Transformamos esse caminho em um fluxo claro. A solicitação nasce com os dados certos, passa pelas aprovações definidas, chega ao ERP sem redigitação e deixa histórico completo para o financeiro e para a auditoria.
Quando faz sentido
- Solicitações de pagamento chegam por e-mail, mensagem ou planilha.
- Falta documento ou aprovação na hora de pagar.
- A mesma despesa corre o risco de ser paga duas vezes.
- O financeiro redigita no ERP o que já foi aprovado.
- Ninguém sabe dizer em que etapa um pagamento está parado.
O que a solução inclui
Solicitação padronizada
Fornecedor, centro de custo e valores vêm de listas do ERP, com anexos exigidos conforme o tipo.
Aprovação por alçada
O caminho muda conforme valor, área e tipo de despesa, com substitutos definidos.
Trava contra duplicidade
Conferência pelo documento de origem, para a mesma ordem não virar duas solicitações.
Integração e rastreio
O título chega ao ERP, e a solicitação mostra em que etapa o pagamento está.
Como fica o processo
- 1
Solicitação
A área preenche os dados e anexa os documentos exigidos.
- 2
Aprovação
Gestores aprovam conforme a alçada definida.
- 3
Conferência fiscal e financeira
O financeiro confere e devolve com comentário quando preciso.
- 4
Lançamento no ERP
A integração registra o título e guarda o número gerado.
Um caso real
A mesma ordem de compra, várias solicitações
O ERP abria solicitações repetidas para a mesma ordem. Além da trava na entrada, a base antiga foi auditada por chave de negócio: fica a solicitação mais avançada, e o que já foi finalizado nunca é descartado.
Veja outros problemas que já resolvemos. Os clientes não são identificados.
Perguntas frequentes
Como evitar pagamento em duplicidade?
Conferindo cada solicitação por um identificador do documento de origem, como pedido ou nota, antes de ela seguir no fluxo.
O fluxo funciona com qualquer ERP?
Precisa haver uma forma de integração, como API ou serviço. Temos experiência com fluxos integrados a ERPs TOTVS, como Protheus e RM.
Dá para exigir anexos diferentes por tipo de despesa?
Sim. A regra pode depender do tipo de solicitação e barrar o envio quando faltar um documento.
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