Alçada de aprovação: o que é e como usar no Protheus

O que é alçada de aprovação, como definir limites sem travar a operação e como funciona no Protheus: aprovadores, grupos, liberação e quando usar o Fluig.

Alçada de aprovação é a regra que define quem pode aprovar o quê, e até qual valor. Um coordenador aprova compras até um limite, o gerente aprova até outro, e acima disso a decisão sobe para a diretoria.

O conceito é simples, mas o desenho errado causa dois problemas opostos: alçadas frouxas abrem espaço para gasto sem controle, e alçadas rígidas demais transformam toda compra em uma fila. O objetivo é colocar cada decisão no nível certo.

Como definir uma boa matriz de alçadas

Antes de configurar qualquer sistema, responda a estas perguntas.

Quais documentos passam por aprovação? Pedidos de compra, contratos, pagamentos, descontos, ajustes de estoque. Cada um pode ter regras próprias.

Quais critérios definem o caminho? O valor é o mais comum, mas raramente o único. Área, centro de custo, tipo de despesa e se o gasto estava orçado também costumam contar.

Quem é o responsável por cada faixa? Defina por cargo, não por pessoa. Assim, uma troca de equipe não exige refazer a regra.

O que acontece quando o aprovador não está? Férias e licenças são a principal causa de solicitações paradas. Defina substitutos antes que a necessidade apareça.

Um exemplo de matriz para pedidos de compra, com valores apenas ilustrativos:

Até R$ 5 mil: coordenador da área.
Até R$ 50 mil: gerente da área.
Até R$ 200 mil: gerente e diretoria.
Acima disso: diretoria e financeiro.
Fora do orçamento, em qualquer valor: inclui o controller.

Os valores certos dependem do porte e do risco de cada empresa. Uma forma prática de calibrar é analisar o histórico: quantas aprovações cada nível faz por mês e quantas ele realmente recusa? Se um diretor aprova centenas de itens pequenos e nunca recusa nenhum, aquela etapa provavelmente não está protegendo nada.

Princípios que evitam dor de cabeça

Separe quem pede de quem aprova. Ninguém deve aprovar a própria solicitação.

Trate o fracionamento. Um limite por pedido pode ser contornado dividindo a compra em vários pedidos menores. Limites por período ajudam a reduzir esse risco.

Registre a decisão. Quem aprovou, quando e com base em quê. Aprovação por e-mail ou mensagem não deixa isso organizado. É o que discutimos em trilha de auditoria.

Revise periodicamente. Mudanças em estrutura, inflação e volume deixam limites defasados. Se o limite nunca muda, a alçada perde o sentido com o tempo.

Como funciona a alçada no Protheus

No módulo de Compras, o Protheus tem um controle de alçadas nativo. As rotinas principais são:

Aprovadores (MATA095): define os usuários aprovadores, com limites por tipo e por período, além do aprovador superior.
Grupo de Aprovação (MATA114): organiza os aprovadores em grupos e define o fluxo.
Liberação de Documentos (MATA094): é a tela em que os aprovadores liberam, rejeitam ou bloqueiam documentos pendentes.

Para quem precisa consultar os dados, as tabelas ajudam a entender a estrutura, de acordo com a lista da TOTVS:

SAK: aprovadores.
SAL: grupos de aprovação.
SCR: documentos com alçada, em que ficam as pendências.
SCS: saldo dos aprovadores.

Alguns comportamentos valem atenção:

Um mesmo usuário pode ter limites diferentes em grupos diferentes.
O parâmetro MV_PCAPROV define um grupo padrão para pedidos incluídos por quem não é comprador.
Alterar um pedido bloqueado pela alçada faz o documento voltar ao início do fluxo. Isso é um controle importante, mas surpreende os usuários e precisa ser comunicado.

Os detalhes variam conforme a release, e a alçada por entidade contábil tem configuração própria. Confira a documentação da sua versão.

Protheus ou Fluig: onde a aprovação deve ficar?

A alçada nativa do Protheus funciona bem quando quem aprova já trabalha no ERP e o documento nasce nele. A limitação aparece quando a aprovação é mais ampla que o ERP.

O Fluig tende a fazer mais sentido quando:

Aprovadores não usam o Protheus no dia a dia e precisariam de acesso só para isso.
A decisão depende de anexos, cotações ou pareceres de outras áreas.
O processo começa antes do ERP, como uma requisição que ainda vai virar pedido.
As regras dependem de critérios que vão além do valor.
É preciso medir onde a aprovação fica parada, etapa por etapa.

Só evite manter duas alçadas paralelas, com regras diferentes no Protheus e no Fluig. Escolha onde a regra vive. Com a decisão no Fluig, o resultado chega ao ERP por integração, sem redigitação, e o cadastro do Protheus não precisa repetir a lógica.

A reforma tributária também pede atenção aqui. Se o limite considera o valor total, entenda o que muda na base de cálculo, como explicamos em Reforma Tributária no Protheus.

Como saber se a alçada está travando a operação

Três medições respondem isso:

Tempo parado em cada nível. Separe tempo de espera de tempo de decisão. Na maioria dos casos, o que atrasa é a fila, como explicamos em gargalo de processo.
Taxa de recusa por nível. Um nível que nunca recusa pode ser desnecessário.
Volume por aprovador. Quem concentra a maior parte das aprovações tende a virar o gargalo.

Com esses números, ajustar a matriz deixa de ser opinião. Se você ainda está decidindo por onde começar, leia por que a aprovação é a automação de retorno mais rápido.

Perguntas frequentes

O que significa alçada de aprovação?

É o limite de autoridade de cada pessoa ou cargo para aprovar um documento, normalmente definido por valor e por tipo de operação.

Qual a tabela de alçada no Protheus?

A SCR guarda os documentos com alçada e as pendências. A SAK guarda os aprovadores, a SAL os grupos e a SCS os saldos.

Como faço para o aprovador substituto funcionar nas férias?

Defina o substituto na regra, antes da ausência. No Protheus, o cadastro de aprovadores prevê aprovador superior. No Fluig, o processo pode tratar a substituição.

Se as suas aprovações ainda dependem de e-mail, ou se a alçada virou o gargalo da operação, a MyQube pode ajudar a redesenhar e automatizar esse fluxo. Vamos conversar.