O que é o TOTVS Fluig e como funciona na prática

O TOTVS Fluig é uma plataforma para automatizar processos e organizar documentos da empresa. Em vez de um pedido de compra circular por e-mail, planilha e mensagem, ele vira uma solicitação com fluxo definido: cada etapa tem responsável, prazo e registro do que foi feito.

A própria TOTVS o descreve como uma solução de automação de tarefas e workflows, 100% online e integrada ao ERP. Na prática, o Fluig costuma ficar ao lado do ERP, não no lugar dele: o ERP guarda o registro financeiro, fiscal e de estoque, e o Fluig controla o caminho que a decisão percorre até chegar lá.

Para que o Fluig serve

Ele resolve um problema comum: trabalho que acontece entre sistemas e entre pessoas, sem dono claro. Alguns usos típicos:

• Aprovações: compras, pagamentos, contratos, descontos comerciais.
• Solicitações internas: admissão, férias, reembolso, acessos de TI, abertura de cadastro.
• Qualidade e conformidade: não conformidades, auditorias internas, controle de versões de procedimentos.
• Gestão de documentos: contratos e políticas com versão, permissão de acesso e histórico.

O que esses casos têm em comum é o formato: várias pessoas, regras definidas e necessidade de saber onde o assunto parou.

Como o Fluig funciona, peça por peça

Processo (BPM). É o desenho do fluxo: etapas, decisões, responsáveis e prazos. Se você quer entender o conceito antes da ferramenta, veja o que é BPM e por que o gestor deveria se importar.

Formulário. É a tela em que a pessoa preenche os dados da solicitação. O formulário acompanha o processo do início ao fim, e cada etapa pode exibir ou bloquear campos diferentes.

Central de tarefas. É onde cada pessoa vê o que está esperando por ela. Acaba o "me lembra de aprovar aquilo".

Documentos (ECM). É o repositório com controle de versão e de permissão. Um anexo de solicitação deixa de ser um arquivo perdido em caixa de e-mail.

Datasets. É a forma padronizada de o Fluig consultar dados, sejam dele mesmo, de formulários ou de sistemas externos, como o ERP. Para quem vai desenvolver, escrevemos um guia sobre dataset no Fluig.

Integrações. É por elas que o que foi aprovado vira registro em outro sistema, sem redigitação. O caso mais comum é a integração entre Fluig e Protheus.

Fluig Studio. É a ferramenta de desenvolvimento, baseada no Eclipse, usada para criar e publicar processos, formulários e customizações. Quem usa Mac encontra um passo a passo em como rodar o Fluig Studio no Apple Silicon.

Um exemplo: o pedido de compra

Veja como um processo simples fica no Fluig:

1. O solicitante abre a requisição e preenche item, quantidade, valor estimado e centro de custo. Os centros de custo vêm do ERP, então ninguém digita um código que não existe.
2. O gestor da área recebe a tarefa e aprova ou devolve com comentário.
3. Acima de certo valor, o fluxo passa por uma segunda aprovação. Essa regra está no processo, não na memória de alguém. Sobre como definir esses limites, veja alçada de aprovação.
4. Com a aprovação final, a integração cria o registro no ERP automaticamente.
5. Fica o histórico completo: quem aprovou, quando e com quais anexos. É a base de uma boa trilha de auditoria.

A diferença em relação ao fluxo por e-mail não é só velocidade. É que passa a ser possível responder, a qualquer momento, onde está cada solicitação e há quanto tempo ela está parada.

Fluig ou ERP: qual a diferença?

O ERP é o sistema de registro: nota fiscal, contas a pagar, estoque, contabilidade. O Fluig é o sistema de fluxo: quem decide, em que ordem, com qual regra.

Eles se complementam. Tentar fazer tudo no ERP costuma gerar customização cara em rotinas sensíveis, e tentar fazer tudo no Fluig significa duplicar dados que já têm dono. A regra prática: a decisão passa pelo fluxo, o registro definitivo fica no ERP.

Quando o Fluig vale a pena

Ele tende a compensar quando a empresa tem processos com várias etapas e áreas, volume recorrente e necessidade de comprovar o que aconteceu. Também faz mais sentido quando a empresa já usa ERP TOTVS, porque a integração é um caminho bastante conhecido.

Ele costuma ser exagero para um processo de duas pessoas, com baixa frequência, que uma ferramenta simples resolve.

E vale um alerta: comprar a plataforma não resolve processo mal desenhado. Automatizar um fluxo confuso só produz confusão mais rápida. Por isso a transformação digital começa no processo, não na ferramenta.

Perguntas frequentes

O Fluig é um ERP?

Não. O Fluig é uma plataforma de processos e documentos. Ele trabalha ao lado de um ERP, como o Protheus, sem substituí-lo.

O Fluig só funciona com sistemas TOTVS?

Não. A plataforma consome serviços externos por REST e possui cadastro de autenticação para isso, então pode conversar com outros sistemas que ofereçam API.

Preciso de programador para usar o Fluig?

Depende do processo. Fluxos simples podem ser modelados por quem conhece a ferramenta. Regras de negócio, integrações e relatórios costumam exigir desenvolvimento em JavaScript e conhecimento de eventos de processo.

Qual o primeiro processo para colocar no Fluig?

Normalmente um fluxo de aprovação que já dói hoje. Ele é simples de desenhar e o ganho aparece rápido. Explicamos o motivo em comece pela aprovação.

Se a sua empresa já tem Fluig mas sente que usa só uma parte dele, ou está avaliando por onde começar, vamos conversar. A MyQube trabalha com Fluig e Protheus dentro de operações que não podem parar.